Os redatores experientes costumam aconselhar aos que iniciam que produzam seus textos com clareza e objetividade. Tal conselho consta também dos manuais de redação e, em alguns casos, dos manuais de procedimento das próprias empresas. Tornar a linguagem escrita clara e objetiva é coisa desejável. Para isso, a solução é cortar. Extirpar as excrescências, isto é, os excessos, aquilo que não contribui para o objetivo da mensagem.
Fácil, não é? Nem tanto, quando se resolve indagar o que se caracteriza como excesso. A linguagem utilizada na comunicação de algumas empresas oficiais ou de cunho tradicional sempre foi considerada difícil, pesada, formal ou rebuscada. Auditoria efetuada em 1995 no Banco do Brasil concluiu que o tempo médio por funcionário para assimilar instruções era de 1(uma) hora/dia.
Algumas empresas antigas continuaram baseando-se em modelos elitistas e burocráticos, herança do bacharelismo (em que a linguagem rebuscada era índice de distinção social). Nesse caso, os excessos é que se tornaram o objetivo das comunicações, sedimentaram-se como índices de uma cultura organizacional. Basta dizer que, em algumas delas, a mensagem, para ter importância, tem de possuir um certo comprimento...
Aí surge o grande problema: o quê e como eliminar? Como mexer em um estilo de redação sacramentado na empresa, cujos excessos fazem parte de uma cultura redacional considerada modelar e digna de ser reproduzida?
Os redatores acabam participando da manutenção e da reprodução desse universo, a cultura lingüística de uma empresa. Embora tenham condições de questioná-la, não conseguem individualmente modificá-la. Isso somente é possível através de ações coletivas. É o que foi realizado há poucos anos no Banco do Brasil, com ajuda da Oficina de Comunicação Administrativa do Banco do Brasil (OCAABB), em que se baseia a renovação da linguagem administrativa.
O que se pode classificar como excesso ou, vulgarmente, entulho nos textos administrativos? Podemos dividi-los em dois grupos:
a) valores ou tradições que se incorporaram aos textos: termos de cortesia desnecessários, auto-referências (o setor emitente da mensagem falando de si mesmo), pregações (uma espécie de auto-elogio do setor emitente), reforço de hierarquia (recomendações ou ameaças);
b) elementos formais e de estrutura: detalhamentos, redundâncias, considerandos (tendo em vista que... considerando que...), prolixidade (muitas palavras para expressar uma idéia), termos difíceis ou desgastados, adjetivos e advérbios desnecessários, formas verbais compostas (proceder à vistoria, faz-se mister ponderar...), frases em ordem inversa, inconsistência nos prazos ( oportunamente, com a brevidade possível, etc.)
A mensagem somente se concretiza quando o destinatário a recebe em condições de ser assimilada fácil e objetivamente. Trata-se de uma ferramenta que ele necessita para o seu trabalho. Quanto tempo perderá ao procurar, por entre essa floresta de cortesias, detalhes, auto-elogios, ameaças e explicações, o que ele simplesmente terá de fazer para poder trabalhar com maior presteza?
Ao redigir, é necessário atentar que o texto administrativo não é uma peça literária. Em termos de Qualidade, pense na satisfação do destinatário.
