Minha experiência como consultor ensinou-me que os problemas corporativos e suas soluções são relativamente semelhantes seja em empresas de pequeno, médio ou grande porte. A única diferença está na proporção.
Uma boa demonstração deste fato reside na crença de empresários e educadores de que os sistemas de gestão podem e devem ser replicados independentemente do perfil da empresa. É por isso que os cursos de graduação e pós-graduação insistem em utilizar os chamados “cases” de empresas como objetos de estudo. E normalmente o fazem a partir de companhias multinacionais de grande porte.
Tais modelos, quando direcionados a pequenas empresas, mostram-se equivocados. Primeiro, porque não espelham a realidade sócio-econômica destas corporações. Segundo, porque apresentam baixa aplicabilidade em termos relativos.
Assim surge, por exemplo, a adesão a produtos, serviços e conceitos apenas porque estão na moda. Equipamentos que ficarão ociosos na linha de produção, softwares que não serão utilizados dentro de suas potencialidades, conselhos de gurus que se revelarão equivocados em curto espaço de tempo.
Os chamados ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, ilustram bem esta assertiva. São softwares multimodulares com a função de integrar todas as atividades da empresa através do fluxo interligado de informações. A proposta é sincronizar dados sobre compras, vendas, finanças, estoques, produção, enfim, toda a cadeia de valor, permitindo a tomada consistente de decisão e a otimização da gestão.
Teoricamente, perfeito! Mas, na prática da maioria das pequenas empresas, convenhamos: chega a ser utópico. Afinal, como conferir fidedignidade aos dados compilados quando sequer há distinção entre o que é da empresa e o que é do sócio? Contas correntes que se misturam, compras realizadas sem nota fiscal de entrada, vendas efetuadas por valores subfaturados...
Diante deste contexto, se você pretende controlar seus estoques de forma eficaz, reflita sobre as considerações a seguir:
1. Utilize o Princípio de Pareto. Vilfredo Pareto foi um economista italiano que nos legou um importante axioma segundo o qual 80% dos resultados decorrem de 20% das ações. Isso significa que 20% de seus insumos representam 80% do valor financeiro de seu estoque, ou seja, se você tem uma confecção, preocupe-se com o tecido, em vez dos botões; se tem uma metalúrgica, prefira controlar o aço aos parafusos e arruelas.
2. Construa uma curva ABC. É uma aplicação prática do Princípio de Pareto. Relacione todos os insumos utilizados em sua atividade profissional. Depois, verifique o valor de consumo (preço multiplicado pela quantidade) de cada um deles. Então, classifique-os em três níveis distintos. O nível A será representado pelos insumos de maior valor de consumo, e possivelmente totalizará 20% dos itens (e 60 a 80% do valor). O nível B apresentará valor de consumo intermediário, abrangendo até 30% dos itens. Finalmente, o nível C será responsável por cerca de 50% dos itens (e apenas 10 a 20% do valor). Fazendo uma análise simplificada, os produtos da classe A devem ter controle de estoque rigoroso, os de classe B, controle mediano, e os de classe C podem até ter seu controle negligenciado.
3. Encontre o ponto de equilíbrio. Estoques elevados significam capital imobilizado, mas também a garantia de disponibilidade de produto para venda. Assim, o segredo está no gerenciamento da informação que possibilite o rápido giro do estoque, conciliando lote mínimo de segurança com reposições freqüentes.
4. Atenção para a impulsividade. Superamos as crises inflacionárias que assolaram nosso país por mais de duas décadas. E não vivemos numa geografia glacial capaz de distinguir cigarras de formigas. Por isso, evite a tentação de formar grandes estoques apenas para satisfazer seu ego ou para aproveitar uma determinada promoção. Estoque é dinheiro, tem um custo de carregamento e pode levar uma empresa à bancarrota quando mal administrado.
5. Cuide de seu estoque. Aqui, as regras consistem em armazenar (bom acondicionamento, etiquetagem e organização), proteger (contra intempéries, riscos diversos) e segurar (proteção patrimonial).
São breves sugestões que demandam pouco investimento e muita força de vontade. Podem não lhe proporcionar a certeza do sucesso, mas poderá garantir-lhe uma sobrevida. E mais adiante, quando sua companhia tiver expandido seus horizontes, aí sim valerá a pena controlar insumos de nível C e adotar um potente ERP. Não antes.
* Tom Coelho, com formação em Economia pela FEA/USP, Publicidade pela ESPM/SP, especialização em Marketing pela Madia Marketing School e em Qualidade de Vida no Trabalho pela USP, é consultor, professor universitário, escritor e palestrante. Diretor da Infinity Consulting, Diretor Estadual do NJE/Ciesp e VP de Negócios da AAPSA. Contatos através do e-mail tomcoelho@tomcoelho.com.br. Visite: www.tomcoelho.com.br.
