SUPPLY MANAGEMENT
Uma visão integrada de compras no serviço público
Silvio Romero Monteiro Alves(1)
“O termo Supply Management, aqui traduzido por Gerência de Fornecimento, é a denominação que hoje se dá ao conjunto de práticas e decisões, de caráter estratégico, ligadas à provisão de bens e serviços de que as organizações necessitam para desempenhar suas funções e cumprir seus objetivos”.(2)
A Administração Moderna convencionou aplicar o termo “Administração de Materiais” aos processos de trabalho típicos que comumente se denomina Compras, Controle de Estoques e Controle Patrimonial de Bens Móveis e Imóveis.
Caminhando nesta direção, percebe-se que o controle desses processos apenas atingirá sua eficácia se implementado na forma de ação integrada entre os gestores envolvidos, evitando, por conseguinte, re-trabalhos e permitindo acompanhamento e controle compartilhados entre os titulares de Unidades Organizacionais.
As execuções de compras de materiais já ocorridas permitem que para novos pedidos do mesmo material não se perca tempo em executar novamente sua especificação. Assim, pode-se concluir sem se afastar muito da realidade, que da organização dos materiais na forma de um cadastro permanente decorre benefícios nas etapas de Compras, no controle de estoque do Almoxarifado e, quando material permanente, também ao controle de Patrimônio; e (por que não se dizer?) às demais Unidades Organizacionais.
Há dicionário que define processo como a “maneira pela qual se realiza uma operação, segundo determinadas normas”(3).
Nesse sentido, compras no serviço público podem ser entendidas como processo e, como tal, os desenvolvimentos de suas principais etapas obedecem a normas pré-estabelecidas, desde a Solicitação de Compras (ou até mesmo antes), passando pela Cotação de Preços, emissão da Nota de Empenho, recepção dos materiais pelo Almoxarifado e a conseqüente Liquidação da Despesa.
Desse modo, na consecução das atividades de qualquer compra a Administração Pública, alerta Mélo(4), deve estar atenta, preliminarmente, a dois princípios fundamentais: “a definição precisa do objeto a ser adquirido e a existência de recursos orçamentários que venham a garantir o pagamento resultante.”(5)
Com efeito, a lei das licitações e contratos administrativos, em seu artigo 14, dispõe de forma clara e objetiva: “Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa”(6). O questionamento que se apresenta é: como caracterizar o objeto da compra?
Como já dito anteriormente, as execuções de compras de materiais já ocorridas permitem que para novos pedidos do mesmo material não se perca tempo em executar novamente sua especificação e no caso de um material ainda não comprado, deve-se estar atento a alguns pontos que concorram a uma adequada aquisição, como por exemplo, a quantidade a ser adquirida, informação técnica bem definida, condições de guarda e armazenamento, atendimento do princípio de padronização, etc.
A eficácia do processo de compras está intimamente relacionada com a ação integrada entre os gestores envolvidos. Sem dúvida, o pressuposto de uma ‘boa compra’ depende, efetivamente, de uma ‘boa requisição’.
Assim, sugere Melo, deve esses gestores “conhecer o grau da necessidade da compra, saber a projeção da demanda (consumo médio), quantidades necessárias, clarificar o que se quer adquirir (especificação, códigos, desenhos, componente, etc.) durabilidade provável para atendimento”, entre outros.
Quanto à emissão da Nota de Empenho, ainda de acordo com Melo, “emitida previamente à realização da despesa, deve-se dar cumprimento ao disposto no artigo 60 da Lei nº 4.320/64: feito de forma ordinária, por estimativa ou global”.
Ordinariamente quando o produto for ser entregue de uma só vez e o pagamento se efetuar mediante também de forma integral; por estimativa, quando não se pode determinar o montante da despesa, isto é, quando não se pode calcular o montante exato da despesa (à guisa de exemplo: consumo de combustíveis e energia); e, de forma global, quando o valor da despesa é previamente determinado e a entrega do material ou prestação do serviço é parcelada.
Neste instante, vem à tona um questionamento: em que casos deve haver celebração de contrato para compras cujo pagamento seja efetivado via empenho ordinário, estimativo ou global?
Objetivando dirimir tal dúvida, Melo propõe que seja observado o disposto no artigo 62 e seu § 4º, da Lei 8.666/93, transcritos abaixo:
“Art. 62 – O instrumento de contrato é obrigatório nos casos de concorrência e de tomada de preços, bem como nas dispensas e inexigibilidade cujos preços estejam compreendidos nos limites destas duas modalidades de licitação, e facultativo nos demais em que a administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.
..................
§ 4º - é dispensável o termo de contrato e facultada a substituição prevista neste artigo, a critério da Administração e independente de seu valor, nos casos de compras com entrega imediata e integral dos bens adquiridos, dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica”.
Neste cenário, outro ator é de fundamental importância no processo de compras: o Almoxarifado. Local de recepção de material, armazenamento, segurança, distribuição, registros de entradas e saídas, informações e inventários periódicos.
Por conseguinte, um trabalho de grande responsabilidade exige um ambiente limpo e organizado, manutenção de registros atualizados, pessoal qualificado e com atribuições bem definidas, levantamento periódico do estoque, enfim, um trabalho que requer uma gestão racional, voltada à eliminação de erros voluntários (fraudes) e involuntários (humanos) e zelo na guarda da coisa pública.
Um outro aspecto do sistema de compras lembrado por Melo é quanto à segregação de funções: “Quem compra não deve receber a mercadoria e quem paga não pode manter qualquer vínculo ou dependência com quem compra ou com quem guarda o produto comprado”.
Por fim, quanto à liquidação da despesa e o direito do fornecedor de receber o crédito da compra efetuada Melo declara que “a Lei nº 4.320/64, define a forma de como se proceder na liquidação da despesa, mas, a regra vai bem mais longe quando fala sobre o direito de credor. Daí, o grau de responsabilidade de quem tem competência para tal”, e tece “alguma recomendações, avisos, que devem estar bem patentes”, tais como: “1. a verificação da qualidade e da quantidade dos bens recebidos, confrontando-os com os licitados; 2. a conferência da documentação fiscal, desde a sua emissão, verificando sua numeração e chancela pela fazenda pública, datas de emissão e saída de mercadoria, conferindo, enfim, todos os seus campos, como a especificação dos produtos, verificando as unidades, quantidades, preços unitários e globais; 3. [...] fazendo-se o confronto entre o que foi comprado e o que foi recebido, evita a ocorrência de superfaturamento”, entre outros.
Em conclusão, entendemos que “muito pode ser feito de positivo, em uma empresa, a partir do desempenho de uma área de compras bem estruturada”(7), haja vista, que compras, intervindo significativamente na ‘cadeia de suprimentos’, na forma de ação integrada entre os gestores envolvidos, no cumprimento de normas legais e técnicas e da conduta de pessoas e gestores, inibe re-trabalho, desperdícios dos recursos disponíveis, e permite, assim, acompanhamento e controle compartilhados entre os titulares de Unidades Organizacionais, notadamente aquelas de nível estratégico e staff.
Entretanto, pensamos que a força das afirmações ora citadas encerra em sua essência, única e exclusivamente, incentivo democrático aos gestores em todos os níveis hierárquicos das organizações públicas, para uma reflexão quanto à administração de tão significativa área na gestão dos recursos públicos.
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(1) Especialista em Comunicação Social, funcionário público da Administração Indireta, exerceu cargo na área de Patrimônio, Apoio Administrativo e Compras no serviço público.
(2) ARKADER, Rebecca (org.), et al. Compras e Gerência de Fornecimento no Brasil: estudos e casos. Rio de Janeiro: Mauad, 2004, p. 7.
(3 FEREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua Portuguesa. 1 ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986, p. 1395.
(4) Francisco de Mélo, Auditor-Geral do Estado do Rio Grande do Norte.
(5) MÉLO, Francisco de. Compras no Serviço Público. Disponível em http://www.control.rn.gov.br
(6) Lei nº 8.666/93, de 21/6/93, que regulamenta o art. 37, XXI, da Constituição Federal e institui normas para licitações e contratos da Administração Pública.
(7) DIAS, Mario. COSTA, Roberto Figueiredo. Manual do Comprador: conceitos, técnica e práticas indispensáveis em um departamento de compras. 4 ed. São Paulo: Edicta, 2006, p. 20.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999.
ARKADER, Rebecca (org.), et al. Compras e Gerência de Fornecimento no Brasil: estudos e casos. Rio de Janeiro: Mauad, 2004.
BAYLE, Peter. FARMER, David. JESSOP, David. JONES, David. Compras: princípios e administração. São Paulo: Atlas, 2000.
DIAS, Mario. COSTA, Roberto Figueiredo. Manual do Comprador: conceitos, técnica e práticas indispensáveis em um departamento de compras. 4 ed. São Paulo: Edicta, 2006.
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua Portuguesa.
1 ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986.
MÉLO, Francisco de. Compras no Serviço Público: noções práticas. Disponível em
http://www.control.rn.gov.br
MOTTA, Carlos Pinto Coelho. Eficácia nas Licitações e Contratos. 10 ed. Belo Horizonte: Del Rey, 2005.
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